Para diminuir o período de visualização de e-mails do Outlook - deixando o sincronismo mais rápido - siga o passo a passo abaixo:
Clique sobre o botão "Arquivo" (ou "File" em inglês) no canto esquerdo superior de sua tela. Em seguida, clique em Configurações de conta (ou Account Settings em Inglês) e Configurações de conta novamente, conforme ilustração abaixo:
Agora selecione a sua conta na lista e clique no botão "Alterar" (ou "Change" em Inglês), conforme ilustração abaixo:
Selecione o período através da barrinha "E-mails para manter offline" (ou "Mails to keep offline" em Inglês), conforme ilustração:
Agora basta clicar em Próximo e Finalizar (Next and Finish em inglês).
Pronto a configuração foi realizada! 
Informações
Este manual é para o MICROSOFT OUTLOOK 2013 E 2016